Social Intranet

Social Intranet und der Digital Workplace

Die rasante Entwicklung von sozialen Online-Plattformen wirkt sich auch auf die Anforderungen an Intranet-Lösungen für Unternehmen aus. Eine moderne Form der Plattformen in diesem Bereich sind sogenannte Social Intranets. Dabei werden die Vorteile eines Intranets mit denen eines Social-Networks in einer Software kombiniert. Neben Anwendungen für Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management Systeme (CRM) wird das Social Intranet zur dritten wichtigen Software-Säule in Unternehmen. Die zunehmende Digitalisierung in allen Lebensbereichen macht vor dem Arbeitsplatz nicht halt. Neue Kommunikationskanäle und Plattformen führen schrittweise zum Digital Workplace. 

Welche Vorteile bietet ein Social Intranet?

Ein Social Intranet hat viele Ähnlichkeiten mit einem sozialen Netzwerk wie Facebook oder LinkedIn. Der größte Unterschied ist die Geschlossenheit nach außen. Denn alle in einem Intranet gespeicherten Informationen sind ausschließlich für die Mitarbeiter eines Unternehmens bestimmt. Charakteristisch für ein Social Intranet ist, dass jeder Mitarbeiter ein persönliches Profil hat. Dieses Profil ist eingebettet in eine Organigramm-Struktur. Alle Mitglieder der Organisation können die hierarchische Struktur des Unternehmens und die Zuständigkeiten einer Person einsehen. So kann für jedes Anliegen schnell der richtige Ansprechpartner recherchiert und kontaktiert werden. Je größer eine Organisation, desto wichtiger werden einfache Wege um internes Wissen zu transferieren, Informationen auszutauschen und Komplexität vor allem im Bereich der Recherche zu reduzieren. Charakteristisch für ein Social Intranet ist auch eine integrierte Chat- oder Videofunktion, über die sich Mitarbeiter weltweit in Echtzeit effizient austauschen können. Dies soll zu einer Verringerung der Email-Flut führen, durch die viele Mitarbeiter in ihrem Workflow gestört werden. Weiter ist es möglich in einem Social Intranet virtuellen Gruppen beizutreten, in denen sich aufgaben- und projektabhängig Mitarbeiter global zusammenschließen und austauschen können. Auch dabei bestehen die Vorteile in der raschen und geordneten sowie ortsunabhängigen Kommunikation.

Social Intranet erhöht Produktivität und Übersicht

Ein Social Intranet bietet einen gemeinsamen Datenraum, auch Project Space genannt, in dem Wissen und Informationen aller Art geteilt werden können. Je nach Projekt können das Pläne, Bilder, Aufgaben, Prozesse, Datenbanken für Knowledge Management oder Tutorials sein. Ein benutzerfreundlich gestalteter gemeinsamer Datenraum trägt stark zu einer Reduzierung der Komplexität bei, die entsteht, wenn Teams aus unterschiedlichen Standorten z.B. für ein gemeinsames Projekt synchronisiert werden müssen. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit alle benötigten Informationen schnell online abrufen, sinnvollerweise auch von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets. Wenn alle für die beruflichen Aufgaben eines Mitarbeiters notwendigen Informationen durch einen Internetzugang verfügbar sind, spricht man auch von einem Digital Workspace. Theoretisch wird dadurch das physische Zusammenkommen eines Teams in einem Büro überflüssig, zumindest aus Sicht des Informationsaustausches. Mitarbeiter in der Produktion oder im Außendienst profitieren von diesen Vorteilen in gleichem Maße. Auch die Integration von Freelancern ist durch eine dynamische Steuerung von Zugriffsrechten möglich.

Unternehmenskultur und Arbeitsleistung

Zusätzlich kann das Social Intranet um viele weitere Funktionen erweitert werden, z.B. die Arbeitszeiterfassung. Loggt sich ein Mitarbeiter in das System ein, ist er präsent und für die anderen Teammitglieder verfügbar. Loggt er sich aus, dann ist für Kollegen und den Arbeitgeber klar ersichtlich abwesend. Das verringert Redundanzen, weil ein separates System zur Arbeitszeiterfassung überflüssig wird. Das Social Intranet kann auch zur Stärkung der Unternehmenskultur beitragen, denn im gemeinsamen Datenraum können sogenannte Erfolgsstories firmenweit geteilt werden. So können Kollegen auch ortsunabhängig voneinander lernen und zu besseren Leistungen motiviert werden. Dadurch ergeben sich auch gezieltere Möglichkeiten für den Einsatz von E-Learning Angeboten, die in der gesamten Organisation kontinuierliche Lerneffekte schaffen können.

Social Intranet – Akzeptanz und Kritik 

Der nachhaltige Erfolg der Einführung eines Social Intranets im Unternehmen wird maßgeblich von der Akzeptanz des neuen Systems durch die Mitarbeiter beeinflusst. Dabei spielt das Design und die Benutzerfreundlichkeit (usability) des Systems eine große Rolle. Wer privat die Nutzung von Messenger Diensten wie Whatsapp und Netzwerken wie Facebook gewohnt ist, tut sich schwer, im Beruf Kompromisse beim Intranet einzugehen. Damit motivierter gearbeitet werden kann, sollte ein unternehmensinternes Netzwerk in seiner Funktionsweise stets den neuesten technischen Möglichkeiten entsprechen und stetig weiterentwickelt werden. Software Anbieter haben das erkannt und bieten regelmäßig aktualisierte Lösungen im Corporate Design an. Durch neue Arbeitsformen wie Homeoffice und durch die Internationalisierung von Projektteams, gewinnen internetgestützte Kollaborationsplattformen vermehrt an Bedeutung. 

Laut Umfragen in Unternehmen gibt es allerdings vielfach die Befürchtung, dass durch den vermehrten Einsatz von digitalen Technologien im Arbeitsalltag der zwischenmenschliche Human Touch verloren geht. Das sollten Manager bei der Einführung eines Social Intranets beachten und dafür sorgen, dass die Software nicht kontraproduktiv zur Unternehmenskultur arbeitet und wichtige Face-to-Face Kontakte möglich bleiben. 

Wachsender Markt und Künstliche Intelligenz

Im Kern geht es beim Social Intranet also um “communication und collaboration features”. Der Markt für Social Software am Arbeitsplatz soll sich laut Gartner von 2,7 Milliarden Euro in 2018 auf 4,8 Milliarden Euro in 2023 fast verdoppeln. Unterschiedliche Ansätze und Hintergründe der Marktteilnehmer führen zu einem großen heterogenen Angebot von Leistungen in diesem Bereich. Als führend wird oft das Unternehmen Slack mit seiner gleichnamigen Software genannt. Auch Google und Microsoft ergänzen ihre Cloud-Services verstärkt um Kollaborationstools. Cisco erweitert seine Kollaborationssoftware Webex um Künstliche Intelligenz und hat dafür das Start-Up Voicea aufgekauft. Das 2016 im Silicon Valley gegründete Voicea hat einen intelligenten Enterprise Voice Assistant (EVA) entwickelt, der Meetings, Telefonaten und Chats zugeschaltet werden kann. EVA fertigt unter anderem automatisch Transkripte oder Notizen an und teilt sie mit dem Team. Das Cisco Marketing verspricht dadurch einen Produktivitätsgewinn von 6 Stunden pro Woche und Mitarbeiter. Vor diesem Hintergrund darf angenommen werden, dass noch viele spannende Innovationen in diesem Bereich zu erwarten sind.

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